Ottimizzare la comunicazione dello studio integrando il sito web con le normali procedure di gestione della clientela/assistiti: una notevole evoluzione nell’attività del professionista volta a risparmiare tempo, migliorare le interazioni, aumentarne l’efficienza.

Sì, ma con quale impatto sulle attività quotidiane, mi chiedono. Siamo certi che poi gli impiegati non lavorino peggio e più di prima? Siamo certi che alla fine una parte di clientela/assistiti non decida di rivolgersi ad altri perché non si sente più seguita?

Insomma, perché farlo? Perché dotare uno studio professionale di un sito web?

Qual è l’interazione tra la comunicazione di uno studio professionale e il suo sito web?

Intendiamoci: sono tutte domande lecite ma ci vuole un po’ di onestà intellettuale e apertura mentale se si desidera un cambiamento.

Le resistenze al cambiamento

Abbiamo già citato alcune osservazioni che ci vengono mosse nell’articolo su perché integrare sito web e attività dello studio professionale. Riportiamo quelle salienti:

“Perché appoggiarci al sito web dello studio quando è possibile per le usuali comunicazioni fare una telefonata o scrivere una e-mail? Il risultato è lo stesso e siamo più veloci!”

“I miei impiegati sono già oberati di lavoro per pensare di produrre delle modifiche nelle loro usuali procedure di gestione della degli assistiti. Inoltre alcuni non sono così avvezzi all’informatica. E infine nemmeno noi abbiamo il tempo per farlo.”

“La mia clientela è abituata a ricevere le informative per posta, nella maniera più tradizionale. Pretende invece di essere avvisata telefonicamente quando gliele inoltro a mezzo posta elettronica. Figurarsi se non la chiamo più: ne perderei una fetta.”

Comprendo tutte queste osservazioni e non mi sogno di contestarle perché sono vere. Anzi: mi aiutano a focalizzare l’obiettivo comune di ottimizzare la comunicazione di studio integrando il sito web con le quotidiane procedure di gestione della clientela.

Ma ribadisco la necessità di apertura e onestà intellettuale alla quale aggiungiamo un po’ di disponibilità a immaginare e creare il cambiamento.

Ottimizzare la comunicazione di studio integrando il sito web: gli obiettivi

Consentire al professionista gradatamente di gestire al meglio il proprio tempo, superando la sensazione che qualcun altro gestisca il suo tempo.

Velocizzare in maniera semplice la gestione delle comunicazioni tra studio e clienti/assistiti in modo da ridurre tempi e interruzioni inutili.

Fidelizzare la clientela attraverso un servizio percepito come professionale, moderno, pratico e veloce con i mezzi che oggi la tecnologia in generale e il web in particolare mettono a disposizione. L’assistito continua ad incontrare il professionista nello studio, solo che è quello virtuale.

Modalità del cambiamento

So bene che noi dobbiamo “entrare in punta di piedi” nel tuo studio già oberato di lavoro. Un ingresso impattante fallirebbe inevitabilmente. Capita infatti di trovare titolari di studio entusiasti tanto quanto impiegati scettici e renitenti. In questo caso qualsiasi progetto innovativo è destinato a fare un buco nell’acqua.

Il cambiamento in questo senso deve essere medio-ponderato, oculato e delicato. Almeno fintanto che non si cominciano a riscontrare i primi vantaggi. Un progetto di comunicazione integrata di studio è pur sempre critico e (mi ripeto) delicato.

Dal punto di vista operativo, si devono osservare le procedure e poi decidere di partire con piccoli cambiamenti effettuati su un campione ristretto di clientela per registrarne le reazioni di tutte le parti interessate, dal professionista agli impiegati coinvolti (magari quelli maggiormente inclini a impiegare il web), agli assistiti selezionati. Dopo un lasso di tempo concordato e ritenuto sufficiente si valutano gli esiti e si pondera se incrementare campione e iniziative o aggiustare se non addirittura abbandonare l’iniziativa per provare magari ad attuare un’altra strategia.

Con quale clientela cominciare?

Non necessariamente la più giovane. Sicuramente quella più incline a sfruttare la rete. Di certo quella più collaborativa e disposta a fornire un feedback sulle novità.

Quanti clienti? 5 o 10 al massimo per cominciare.

Quali impiegati coinvolgere?

Si tenga presente che poi probabilmente costoro dovranno trainare (cioè formare) gli altri.

Bene: si scelga quelli maggiormente proattivi, magari già responsabili dei clienti inseriti nel campione di partenza.

Comunicazione tra studio e sito web: da quale innovazione partire?

Dipende! Dipende dalla priorità maggiormente percepita e dall’impatto che potrebbe generare l’innovazione inoculata. Si devono poi tenere in considerazione le tempistiche, eventuali scadenze e altri fattori ancora.

Nel prossimo articolo esploreremo i possibili punti di partenza e i numerosi vantaggi.

Faremo supposizioni anche in base alle tue esigenze specifiche. Sicché scrivici e sottoponici le tue domande. Saremo lieti di proporti le soluzioni possibili per il tuo caso.