Ottimizzare la comunicazione dello studio integrando il sito Web: come?

Sarà mai possibile ottimizzare la comunicazione di studio integrando il sito Web con le normali procedure di gestione della clientela / assistiti?
E con quale impatto sulle quotidiane attività? Siamo certi che poi gli / le impiegati / e non lavorino peggio e più di prima?
Siamo certi che alla fine la clientela / gli assistiti non decidano di rivolgersi ad altri perché non si sentono più seguiti?

Intendiamoci: sono tutte domande lecite ma ci vuole un poco di onestà intellettuale e di apertura mentale se si desidera un cambiamento.

Le resistenze al cambiamento

Abbiamo citato alcune osservazioni che ci vengono mosse già nel precedente articolo ("Perché integrare sito Web e attività dello studio professionale" dello scorso 9 settembre). Riportiamo quelle salienti:

  1. "Perché appoggiarci al sito Web dello studio quando è possibile per le usuali comunicazioni fare una telefonata o scrivere una email? Il risultato è lo stesso e siamo più veloci!"
  2. "I miei impiegati sono già troppo oberati di lavoro per pensare di produrre delle modifiche nelle loro usuali procedure di gestione della degli assistiti. Dopo tutto non sono così avvezzi all'informatica. Del resto nemmeno noi abbiamo il tempo per farlo."
  3. "La mia clientela sarebbe abituata a ricevere le informative per posta, nella maniera più tradizionale. Pretende invece di essere avvisata telefonicamente quando gliele inoltro a mezzo posta elettronica. Figurarsi se non li chiamo più! Perderei il cliente."

Comprendiamo tutte queste osservazioni e non ci sogniamo di contestarle perché sono vere. Anzi: ci aiutano a meglio formalizzare gli obiettivi dell'obiettivo comune di ottimizzare la comunicazione di studio integrando il sito Web con le quotidiane procedure di gestione della clientela.

Ma ribadiamo la richiesta di apertura ed onestà intellettuale alla quale aggiungiamo un poco di disponibilità ad immaginare e creare il cambiamento.

Gli obiettivi e le modalità del cambiamento

Ottimizzare la comunicazione di studio integrando il sito Web: gli obiettivi

  • Consentire al professionista gradatamente di gestire al meglio il proprio tempo, superando la sensazione che qualcun altro gestisca il suo tempo.
  • Velocizzare in maniera semplice la gestione delle comunicazioni tra studio (impiegati/e) e clienti / assistiti in modo da ridurre tempi ed interruzioni inutili;
  • fidelizzare la clientela attraverso un servizio percepito come professionale, moderno, pratico e veloce con i mezzi che oggi la tecnologia in generale ed il Web in particolare mettono a disposizione. L'assistito continua ad incontrarci nello studio, solo che è quello virtuale.

Modalità del cambiamento:

Sappiamo che noi si deve "entrare in punta di piedi" nei vostri studi già oberati di lavoro. Un ingresso impattante fallirebbe inevitabilmente già dentro allo studio ancorché con la clientela. Capita infatti di trovare titolari di studio entusiasti tanto quanto impiegati scettici e renitenti. In questo caso qualsiasi progetto innovativo è destinato a fallire.

Il cambiamento in questo senso deve essere medio-ponderato, oculato e delicato. Almeno fintanto che non si cominciano a riscontrare i primi vantaggi. Un progetto di comunicazione integrata di studio è pur sempre critico e (mi ripeto) delicato.

Operativamente si devono osservare le procedure e poi decidere di partire con piccoli cambiamenti effettuati su un campione ristretto di clientela per registrarne le reazioni di tutte le parti interessate, dal professionista agli impiegati coinvolti (magari quelli maggiormente inclini ad impiegare il Web), agli assistiti selezionati. Dopo un lasso di tempo concordato e ritenuto sufficiente si valutano gli esiti e si pondera se incrementare campione ed iniziative o aggiustare se non addirittura abbandonare l'iniziativa per magari provare con un'altra.

Dunque con quale clientela cominciare?
Non necessariamente la più giovane. Sicuramente quella maggiormente incline a sfruttare la rete. Certamente quella più collaborativa e disposta a fornire un feedback sulle novità.
Quanti clienti? 5 o 10 al massimo per cominciare.

Quali impiegati coinvolgere?
Si tenga presente che poi probabilmente costoro dovranno trainare (cioè formare) gli altri.
Bene: si scelga quello / i maggiormente pro-attivo / i, magari già responsabile dei clienti inseriti nel campione di partenza.

Da quale innovazione partire?
Dipende! Dipende dalla priorità maggiormente percepita e dall'impatto che potrebbe generare l'innovazione inoculata. Si devono poi tenere in considerazione le tempistiche, eventuali scadenze e altri fattori ancora.

Una cosa è certa:

volete ottimizzare la comunicazione di studio integrando il sito Web con le normali procedure di gestione della clientela / assistiti?

Il primo passo sarà un sito StudiPRO!

Con il prossimo articolo esploreremo un poco i possibili punti di partenza.
Faremo supposizioni ma i casi che voleste sottoporci saranno assolutamente graditi. Sicché scriveteci e sottoponeteci le vostre domande. Saremo lieti di proporvi le soluzioni possibili per il vostro caso.